지식관리시스템 KMS Knowledge Management System
분야
hwp① 정의
기업 조직의 각 구성원들이 보유하고 있지만 체계적으로 정리되지 않은 정보인 지식을 이끌어 내어 시스템화 해 조직의 비즈니스 지식으로 창조하고 공유하며, 재생산할 수 있도록 해주는 정보시스템이다. 그리고 기업이 가지고있는 유,무형의 정보자산을 관리하기 위한 정형화되고 통합된 접근방법으로 최근 급부상하고 있는 새로운 경영정보 분야이다.
② 등장배경
산업경제 시대에서는 환경변화가 예측 가능한 일정한 패턴을 갖고 있었으며, 상대적으로 변화가 완만하여 문제 자체가 잘 정의되어 있고 정확한 데이터만 갖고 있으면 데이터에 의존한 문제해결 방법, 즉 노하우가 중요했다. 따라서 경영의 초점도 정확한 관리와 노하우 축적에 있었기 때문에 이러한 것을 잘 갖춘 시스템을 구축하면 상대 보다 경쟁우위에 설 수 있었다. 그러나 지식경제시대에서는 환경변화가 불규칙적이며, 과거와는 단속적이고 속도가 매우 빠르게 진행된다. 이러한 여건을 헤쳐 나가기 위해서는 매우 복잡한 추론이나 상호연관성, 고도의 분석, 그리고 뛰어난 직관 등이 중요하므로 개인의 능력을 조직화체계화하여 시너지 효과를 내도록 하고 이러한 능력을 구체화하여 조직(기업)의 역량을 키워야 할 필요성이 대두되었다. 그리하여 개인이나 조직의 경쟁력을 향상시켜주는 좋은 경영혁신의 시스템으로서 지식경영시스템이 나타나게 되었다. 하지만 지식경영시스템이 성공적으로 달성되기 위해서는 그것을 추진하는 최고경영진중간관리자현장담당자의 인식과 습관도 중요한 과제라고 말할 수 있다.
③ 도입효과
- 업무 수행의 생산성 향상이다.
기업의 비즈니스 프로세스를 보면 제품 연구, 제품 생산계획, 구매, 생산, 홍보, 판매, 수금, 자금 관리 등의 프로세스가 유기적으로 수행되어야 한다. KMS를 도입하면 각각의 프로세스 수행시에 가장 최상의 노하우, 즉 Best Practice를 찾아 활용함으로써 업무 생산성을 극대화할 수 있다. 항상 최상의 업무지식을 축적, 활용하기 때문에 업무 수행시간을 단축할 수 있으며, 업무 프로세스를 수행하면서 생성된 새로운 지식은 바로 KMS에 축적하여 다시 활용, 지속적인 업무의 개선을 이룰 수 있다.
- 정확하고 신속한 의사결정을 할 수 있도록 한다는 것이다.
다양한 고객의 욕구, 거리 장벽을 넘은 국제적 기업 경쟁체제에서 업무에 대한 신속한 의사결정은 무엇보다 중요한 기업 경쟁력이다. KMS가 도입되면 전문가의 지식이 기업의 지식으로 축적되어 있거나, 해당지식의 전문가를 찾아주는 지식이 있기 때문에 이를 활용한 업무파악 및 이의 수행을 위한 신속한 의사결정이 가능하게 된다.
- 기업의 가장 중요한 이슈인 이윤의 극대화이다.
신입사원부터 중점교육을 하여 전문가로 육성하는 것은 많은 시간이 소요되고 비용도 많이 드는 과정이다. 한 분야의 전문가라도 다른 분야의 작업을 하기 위해서는 비슷한 노력이 필요하다. 최신의 관련지식을 축적하여 활용함으로써 사원교육이나 정보수집, 의사결정 시간 지연 등으로 인한 기업의 비용부분을 최소화하고 보다 실질적인 기업 업무에 집중함으로써 이윤을 극대화할 수 있다.
- 고객 서비스의 극대화이다.
고객에 대한 이해도를 증진하여 고객서비스가 향상되어 고객과의 친화력을 높이고 관계를 지속적으로 유지할 수 있을 뿐 아니라, 추가적인 고객유치가 가능해진다. 고객의 경제적, 정치적, 사회적 정보 및 제품구매 정보 등의 정보를 활용한 제품개발 등을 통해 고객이 필요로 하고 만족하는 제품을 공급함으로써 고객 만족도를 향상시켜 고객과의 밀착도를 높이게 된다.
