[기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도

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 4  [기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도-4
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 16  [기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도-16
 17  [기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도-17
 18  [기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도-18
 19  [기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도-19
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소개글
[기록관리] 기록물의 생산과 등록에 관한 제도에 대한 자료입니다.
목차
Ⅰ. 기록물의 정의와 기록물 관리

Ⅱ. 기록물의 생산

1. 기록물 생산의 의의와 원리
2. 기록물 생산 의무제도
3. 관련법령조항
4. 기록물 생산의 실제

Ⅲ. 기록물의 등록

1. 기록물 등록의 의의와 원리
2. 기록물 등록제도의 정립
3. 관련법령조항
4. 기록물 등록의 실제

Ⅳ. 기록물의 예

※ 별첨서식
※ 참고문헌
본문내용
Ⅰ. 기록물의 정의와 기록물 관리

기록물 문헌정보학사전에 의하면 '기록(record)은 사용매체나 특성에 관계없이 영구히 보존되어야 할 문헌을 말하며, 목록이나 기입의 기준의 되는 문헌에 관한 데이터'라고 정의되어 있다. 기록관리학사전에는 '매체나 특성에 상관없이 기록된 정보(recorded information)'라고 하여 문서와 도서를 포함한 모든 기록물(records)을 지칭하고 있다. 즉, 기록은 모든 매체에 관계없이 인간이 표현한 데이터의 총칭이라 할 수 있다. 또한 공공기록물 관리에 관한 법률에서는 “‘기록물’이라 함은 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.”라고 정의하고 있다.
은 인간만이 가지는 고유한 특성으로서, 정부, 공공기관, 민간기관, 단체, 그리고 개인 어느 곳에서든 생산 · 형성된다. 이 중에서 생산되자마자 즉시 소멸되는 것이 있고, 잠재적 또는 영구적 보존 가치가 있어 보존되는 것도 있다. 이 중 보존가치가 있는 자료를 '아카이브스(archives)'라고 한다. 그리고 기록 중에서 일정한 형식이나 주제로 모아 일정한 분량으로 인쇄하여 출판한 것을 '출판물(publication)' 또는 '도서(books)'라고 한다. 이러한 출판물의 일차자료가 되면서 유일성을 띤 원본을 '도큐먼트(documents)'라고 하며, 광의로는 '레코드(records)'라고 한다.
아카이브스는 '업무수행에서 생산 · 수집된 레코드가 기록의 일생주기(the life cycle of record)에 따라 이용된 후 보존가치가 존속되는 기록'이다. 따라서 레코드와 아카이브스는 보존가치 측면에서 차이가 있음을 알 수 있다. 즉, 광의의 기록물 중에서 생산시기나 생산출처에 관계없이 보존가치가 있는 기록을 '아카이브스(archives)'라고 하며, 동시에 이러한 기록을 보존하는 기관 또는 시설 역시 '아카이브스(archives)'라고 명명하고 있다.
이러한 기록물을 관리하기 위해서는 일단 기록물의 일반적인 생애 주기를 알아야 하며, 관리의 흐름을 파악하는 것이 중요하다. 우선 기록물의 생애주기 (Life Cycle)이란 다음과 같은 표로 정리하여 간단히 할 수 있다.
생산
(탄생)
․ 기록물이 생성되는가?
․ 업무상에 어떻게 작용하는가?
․ 기록물 생성사실의 확인
․ 내용과 기록방식의 효과
․ 기록물 등록 및 고유성 부여
성장
(발달 ․ 활동)
․ 어떤 기록물이 연쇄적으로 생성되는가?
․ 관련된 기록물이 함께 확인되는가?
․ 기록물의 연계성 ․ 파생성
․ 기록물의 질서 구현
쇠락 ․ 소멸
(죽음)
․ 업무가 종결되었는가?
․ 다른 업무에 참고 되는가?
․ 증거자료로서의 활용이 있는가?
․ 업무상 활용 및 참고활용 여부
․ 법률적 유효기간
처분
(매장 ․ 기억)
․ 역사 ․ 문화적 자료로서의 활영이 있는가?
․ 영구히 보존해야 하는가?
․ 불필요 기록물의 적법한 폐기
․ 중요 기록물의 선별 ․ 보존
․ 영구보존대상 선별
< 기록물의 생애주기 이론 >

기록물의 생애 주기를 통해 살펴본 결과 이 과제에서 알아보고자 하는 “기록물의 생산과 등록제도”는 기록물의 탄생 주기와 가장 관련이 깊은 것을 알 수 있다.
기록물은 다음과 같은 흐름을 가지고 관리된다.
첫째, 처리과 "처리과"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 과ㆍ담당관 또는 계를 말한다.
“문서과"라 함은 행정기관내의 공문서의 분류ㆍ배부ㆍ수발업무지원 및 보존등 문서에 관한 사무를 주관하는 과ㆍ담당관 또는 계를 말한다. 제3조

및 문서과는 최초로 기록물을 생산 ․ 접수한 후 기록물을 등록한다. 이후 분류 ․ 편철 ․ 정리를 통해 사용자들이 이용하고 활용 할 수 있게 한다. 이후 모두 사용되거나 시기가 지난 문서에 대해서는 폐기 ․ 이관여부를 결정한다.
둘째, 기록물 센터에서는 처리과와 문서과에서 이관된 기록물을 접수내용을 확인하고 목록기술과 열람과 관련된 사항을 담당한다. 이런 작업을 통해 기록물을 선별하고 폐기와 이관을 결정한다.
셋째, 기록물 센터에서는 접수된 기록물을 확인한 후 기록물을 보존하거나 재가공하여 다시 활용하거나, 또는 영구보관하게 된다.
구분
초기단계
중간단계
최종단계
생애주기
활용단계
준활용단계
비활용단계
관리담당
처리과 및 문서과
기록물센터
기록보존소
괸리대상
업무처리 중 기록물
업무처리 끝난 기록물
선별된 중요 기록물
기록관리업무
작성 ․ 등록 ․ 집행
정보관리 ․ 선별 ․ 폐기
보존관리
업무성격
업무추진 효율화
업무참고활용 집중관리, 보존처리개시
본격적인 보존처리
새로운 활용도 개척
< 기록물 관리의 3단계 >

Ⅱ. 기록물의 생산

1. 기록물 생산의 의의와 원리

󰊱 기록물 생산의 의의행정적 의의
- 업무 활동의 추진을 위해서는 필수적으로 기록물을 작성
- 전달하려는 의사와 내용을 간단 ․ 명료하면서도 충분하게 서술
- 업무활동의 근거와 과정 ․ 결과 등을 일목요연하게 구성
- 적합한 서식과 절차에 의해 기록물을 생산
- 효율적 업무수행을 위해서 기록물 생산에 대한 통제 ․ 관리가 필수
- 적합한 기록물을 적절히 생산하는 것은 공공기관의 기본업무이자, 행정효율화의 출발점
증빙적 의의
- 기록물은 업무활동의 유관 사실을 입증하는 근거
- 투명한 국정운영과 책임행정, 소신행정 실현의 기본적인 토대
- 국민의 신분과 재산, 인권의 보장 등을 위한 증빙적 활용의 대상
- 기록물이 충분히 생산되지 못하면, 업무수행의 근거는 물론, 투명행정의 실현과 국민권익의 옹호를 실현할 도구를 상실
역사 · 문화적 의의
- 사회적 ․ 역사적 상황을 반영하는 동시에 현재 ․ 미래의 사회와 역사과정에 적용
- 기록물은 역사사실의 정확한 보존과 공정한 과거사 규명에 필수
- 업무수행에 의한 경험적 업무지식은 나아가 학술 ․ 교육 ․ 문화 ․ 경제활동 등의 지식정보로 전환되어 사회에 기여
- 중요 보존 기록물은 국가 및 조직의 정통성과 역사를 상징
- 기록물의 생산은 곧 신뢰할 수 있는 지식정보의 창출, 축적과 국가 역사를 풍부하고 자주적으로 정립시키는 토대

󰊲 기록물 생산의 원리
적합하고 유용한 기록물의 생산되는가?
신뢰성
-객관적으로 신뢰할만한 기록으로서의 구비조건을 갖추었는가?
-공식적인 기록물인가? 아니면 의사결정의 과정의 비공식적인 기록물인가?
- 해당 기록물 생산의 목적과 성격상 공식적인 기록물이어야 하는가?
-해당 업무수행에 필요한 신뢰할만한 기록물이 충분히 생산 ․ 구성되었는가?
적합성
-업무 수행과 관련하여 특정 사항의 기록물 생산이 지정되어 있는가?
-업무활동의 필요나 요구에 맞는 기록물인가?
-의도나 목적을 충분히 반영한 기록인가?
유용성
-기록물이 특정 사실에 대한 유용한 지식과 정보를 포함하고 있는가?
-기록물이 효율적인 업무활동의 수행에 기여하는가?
-객관적으로 업무활동 또는 기타 관련된 사실을 입증해주는가?
적절한 시기에 적법한 절차로 기록물이 생산되는가?
적시성
-업무수행과 관련하여 특정 기록물의 생산이 시기적으로 지정되어있는가?
-기록물이 생산되지 않거나 지연되면 업무활동의 수행에 지장을 초래하는가?
-규정되어 있거나 혹은 필요한 기록물이 업무수행 단계에 맞춰 생산되는가?
절차성
-업무수행과 관련하여 특정의 절차가 규정되어 있는가?
-기록물 생산 및 효력 발생과 관련하여 특정의 절차가 규정되어 있는가?
-기록물의 내용과 형식 ․ 구성 등이 특정의 절차를 통해서 완성되는가?
적당하고 효과적인 방식으로 기록물이 생산되는가?
효과성
-의사전달 ․ 사실규명 등의 목절 달성에 효과적인 기록물이 생산되는가?
-기록매체나 기록방식 등이 현실 여건과 목적 달성에 효과적인가?
-기록물의 서식 ․ 형태 ․ 기록방식 등에 대한 규정이 있는가?
-기록물을 가치롭게 하고 또한 관리에 적합도록 생산하는가?


2. 기록물 생산의무제도

기록물 생산의무제도는 책임이 따라야 하는 중요한 사항일수록 기록물 작성을 기피하는 풍조와 실체적 기록이 없어 역사적 사실의 정확한 보존과 과거사 규명이 어려운 점을 개선하는데 목적을 두고 있다. 또한 책임소재를 분명히 하기 위해서라도 중요사항에 대한 기록물 생산을 의무를 제도적으로 법규화 했다.
국가 기록원에서는 생산의무부과의 필요성을 다음과 같이 정리해 두고 있다.

① 책임성 있고 중요한 업무일수록 기록물의 생산을 기피하는 현상을 없애기 위해 수행한다.
② 책임소재가 불분명하여 투명한 국정운영이
참고문헌
․ 2008년도 기록물 관리지침, 국가기록원
․ 대통령령 공공기관 기록물 관리지침, 국가기록원
․ 공공기록물 관리에 관한 법률[일부개정 2008.2.29 법률 8852호]
․ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 [전부개정 2007.4.5 행정자치부령 380호]
․ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 [전부개정 2007.4.5 행정자치부령 380호]
․ 대통령령 공공기관 기록물 관리지침, 국가기록원
․ 대통령기록물 관리에 관한 법률[제정 2007.4.27 법률 8395호]
․ 대통령기록물 관리에 관한 법률 시행령[일부개정 2008.8.27 대통령령 20979호]
․ 사무관리규정[일부개정 2008.9.2 대통령령 20982호]
․ 사무관리규정시행규칙[일부개정 2008.9.2 행정안전부령 32호]
․ 이원규,「한국 기록물관리제도의 이해」, (서울: 진리탐구.2002)
․ ‘국가기록원’ 홈페이지 (http://www.archives.go.kr/)


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