I. 문서의 보관
문서보관은 완결된 문서를 보존관리에 들어가기 전까지 보관하여 관리하는 것을 말한다. 즉, 처리가 완결된 문서로서 보관할 필요가 있는 것은 편철이나 파일링을 하여 일정 기간 관리하는 것을 말한다. 보관 중에 있는 문서는 자주 참조하거나 열람할 경우가 많으므로 필요한 때에 정
보존이 불필요한 문서는 폐기 한 다음 보존, 활용할 문서를 묶어 문서철을 만든다.
* 문서의 보존 : 문서의 편철이 끝난 문서는 보존문서기록대장(규칙 제16호서식)에 등록하 고 처리과에서 3년간 보존
* 문서의 인계 처리과의 보존기간이 끝난 문서는 보존문서인계, 이관서(규칙 제18호서식)
가고 있다.
2. 필요성
조직의 업무는 문서로 계획 ․ 기록하고 실행해 보존하는 방법을 이용하여 업무를 수행하면서 문서로써 기억능력을 보완하고 있는 것이다. 현대사회에서 경찰업무의 증가에 따라 기록하고 보관해야 할 것이 방대해지고, 문서이용으로 인한 업무량이 증가하고 있다.
보존처 전체를 포괄하며 동시에 자료를 생산하는 공공기관을 총괄하는 중앙 행정기구가 처음으로 체계화된 것이다. 둘째, 과거 문서유산의 보존과 관리에 대한 국가적 책임이 명시되었다. 국가의 책임은 비단 과거 예술 작품의 보존에 끝나는 것이 아니라 기록된 문서의 보존과 관리까지 포괄한다는