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hwp데이터는 특정목적의 의사결정을 위해 가공한 형태를 정보라고 할 수 있다. 결국 정보란 일정한 의도를 가지고 정리해 놓은 데이터의 집합이며, 정보가 되기 위해서는 이용자, 즉 어떤 목적을 갖는 사람이 있어야하고 데이터가 처리되어야 한다. 그리고 정보는 이용자를 위하여 일정한 규칙에 따라서 재배열, 요약, 삭제하는 행위를 거쳐야 한다.
정리하면, 정보시스템에서 데이터는 실세계에서 일어나는 사실을 포착하여 저장한 값들을 의미한다. 또한 데이터를 입력받아 해석과 의미를 부여함으로써 새로운 정보를 산출하는 컴퓨터 시스템을 정보시스템이라고 한다.
정보 중에서 내용이 쓸모가 있고 증거적 가치가 있어 안전하게 잘 보관할 필요가 있는 대상이 기록이다. 개인 기록의 경우 대부분의 사람들이 자신의 신분을 확인하기 위해서 보유하고 있는 여권, 운전면허증, 주민등록증 등을 예로 들 수 있다. 기본적으로 중요한 정보를 포함하고 있으며 그 자체가 증거로서의 역할을 할 수 있다. 한편 사람들은 살면서 많은 정보를 보유하고 사용하게 되지만 이 모든 정보들을 ‘기록’으로서 보유하지 않는다. 기록으로서의 역할을 하기 위해서는 여러상황에서 증빙할 수 있는 것이 있어야만 한다.
기관에서도 정보와 기록을 구분해야한다. 어떤 정보가 기록인지 여부를 판단하려면 해당 정보가 어떤 업무 맥락에서 나온 것인지를 확인해야 하며 기관에 관련되면서 중요한 것인지 파악해야 한다. 따라서 기록관리를 하고자 하는 기관에서는 먼저 기관의 업무를 이해한 후 이를 바탕으로 기록으로 확보하여 관리해야 할 정보가 무엇인지를 평가 할 수 있어야 한다.
기관의 정보자산 중에서 문서의 초기버전은 일반적으로 기록으로 취급하지 않는다. 하나의 문서가 완성되어서 제출되면 중간 버전의 문서들은 삭제해주어야 한다. 또한 현재 진행중인 트랙잭션 정보들은 임시적인 것이므로 만약 트랜잭션이 취소되면 미완성으로 남아있는 트랜잭션 정보는 삭제해 주어야 한다. 또한 정보관리가 잘못되면 개인정보가 유출될 수도 있으며 법규를 위반할 수도 있다. 또한 , 정보공개나 법정 정보개시 요청을 받았을 때 정보를 찾느라 시간을 허비할 수도 있다.
전자기록이란 법령에서 살펴보았듯이 컴퓨터 등 전자적 처리장치를 사용하여 생성·획득·이용·관리되는 기록이다. 디지털 형태로 존재한다는 의미에서 ‘디지털 기록’이라고 부르기도 한다. 전자기록은 정보시스템을 통하여 처리되는 기록으로 전자형태로 생성된 기록과 종이 등 아날로그 형태로 생산되었다가 이미지 스탠 등의 방식으로 전자화된 기록을 모두 포함한다. 그러나 데이터베이스로 조직화된 인사 기록이나 지리정보시스템의 데이터 등은 종이기록의 대응물보다 더 복잡한 형태를 취하기도 한다.
전자문서를 관리해주는 EDMS(Electronic Document Managment System)는 일반적으로 업무담당자의 문서작성과정을 지원하며, 임시버전이나 중간 버전의 여러문서를 저장하여 활용할 수 있게 해준다. 또한 업무흐름단계별로 문서함을 따로 두고 여러사람이 협업할 수 있도록 지원한다. 그리고 결재받은 최종 버전만이 기록으로 관리할 문서가 된다.
기관에서는 다양한 정보시스템을 업무시스템으로 사용한다. 이때 업무시스템에서 생산되는 모든 정보가 전자기록으로 관리할 대상은 아니다. 기록은 단순한 데이터의 집합이 아니며 업무활동과 연계된 특정사안의 결과나 산출물인 것이다. 달리 말하자면, 정보시스템의 데이터가 누적된 결과물로서의 데이터베이스 자체가 기록이 될 수는 없으며 업무활동과 연관된 정보로 구성된 데이터세트가 기록이 될 수 있다는 것이다.
일반적으로 업무정보는 수시로 업데이트되고 변경된다. 만약 업무처리가 어떻게 진행되었는지 나중에 재현할 필요가 있다면 한 번 입력된 업무정보는 고정화시켜 보관하고 새로운 업무정보를 계속해서 누적하여 보관해 나가야 한다.
