기록의 품질기준분 석진 본성 신뢰성 무결성 가용성 중심
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hwp구미에서는 ‘기록’은 원래 법률 용어로 “법원이 종료된 소송의 완벽한 증거로서 취급하여 보관하는 서류”를 의미하였으나 현대 기록학에서는 “활동의 증거로서 기록된 것”이다 라고 의미한다. 여기서 증거는 법률적 개념에 국한된 것이 아니라 특정활동을 입증할 필요가 있는 상황에서 사용 될 수 있는 증거를 제공한다. 기록은 증거로서뿐만 아니라 정보자원으로서도 이용될 수 있다. 특히 전자적 형태의 복합문서들이 등장하면서 기록의 정보적 속성에 더 많은 관심을 기울이는 경향이 드러났으나 활동의 증거를 제공하는 기록과 단지 정보적 목적으로 생간되는 자료는 결정적인 차이가 존재한다. 따라서, 기록관리시스템에는 기록의 증거가치 유치를 위한 기능적 요건이 반드시 적용되며, 이것이 정보관리시스템이나 지식관리시스템과 다른 정체성을 확보하는 기반이기도 하다. 전통적인 서양 고문서학에서 기록은 “법적성격을 갖는 사실에 대한 성문화 된 증거이며, 정해진 형식에 맞제 작성되었고, 따라서 완벽한 신뢰성을 갖추고 있다”고 규정한다. 즉, 기록을 단수개념으로 파악하고 이에 따라 개념을 규정한다. 기록학적 관점과 고문서학적관점은 유사성을 공유하나 큰 차이점은 기록을 개별로 보는 것이 아닌 항상 집합체로 본다는 점이다. 따라서 기록학에서는 단수의 ‘record’가 아니라 복수의 ‘records’를 대상으로 한다. 기록의 이러한 집합체적 성격을 표현하는 개념은 기록의 결합관계이다. Duranti(2002)는 기록의 결합관계가 기록이 생산될 때부터 존재한다는 점에서 근원적이고, 필수적이며 확정적이라고 언급하였다. 기록의 결합관계는 분류기호나 기타 식별기호로 표시되는 이는 업무활동에 반영해야한다. 기록에 부여된 분류기호를 통해 전체 기록 중에서 해당기록이 차지하는 위치와 관계구조가 표현되고 이를 통해 기록이 관계한 행위들간의 연계가 드러나게 된다. Dollar(2000)는 기록을 “생산자가 증거능력을 갖는 형태로 생산한 행위의 표현이며, 업무처리와 전달과정에서 다른 기록들과 유기적 관계, 생산자가 자신의 필요와 목적을 위해 축척하여 남긴 것”이라고 정의하고 있다. 여기서 기록이 의도적인 산출물이 아니라 업무 활동의 수행이라는 점을 강조, 기록관리체제 안으로 획득되었을때만이 업무 처리의 증거가 보존 될 수 있는다는 점을 강조한다.
기록이 활동의 증거로서 효과적으로 기능하기 위해서 가져야 할 조건은 크게 세가지 측면에서 살펴볼 수 있다. 첫째, 해당 조직이 운용되는 환경이 요구하는 외적 요건을 충족시켜야 한다. 둘째, 기록이 내용, 맥락, 구조를 갖추고 있어야 한다는 전제에서 요건들이 추출된다. 셋째, 기록은 진본성, 신뢰성, 무결성, 가용성을 가지고 있어야 증거로서 인정받을 수 있다는 차원에서 필요한 요건들을 추출할 수 있다. 세가지 모두 기록의 품질 기준을 설정하는 데에 중요하게 고려해야 하나 이 연구에서는 특히 세 번째 차원이 전자기록관리프로세스와 시스템 전반의 개선과 관련하여 가장 의미 있는 기준을 제시 할 수 있다고 판단하여 이를 기본적인 품질요소로 설정하였다.
기록의 구성요소는 종이기록의 경우 물리적, 지적요소들이 결합되지만 전자기록은 기록을 구성하는 각 요소들이 분리 될 수 있다. 전자기록의 진본성 등을 평가하기 위해서는 전자기록의 구성요소를 밝혀 진본유지를 위해 보존해야할 요소를 분명히 제시하는 것이 필요하다. UBC 프로젝트에서는 고문서학 구성요소를 반영하되 전자기록을 고려하고 기록학적 관점에 맞도록 개인, 행위, 매체, 물리적 형식, 논리적 형식, 맥락, 기록의 결합관계, 내용 등 8가지로 구분하였다. InterPARES 프로젝트에서는 서양고문서학과 UBC 프로젝트의 성과들을 반영하여 형태, 추가사항, 맥락, 매체 등 4가지를 전자기록의 구성요소를 일차 설정하였다. 형태는 외적요소와 내적요소로 나누었으며 추가사항 3가지가 들어가고 맥락에 따른 구성요소, 매체가 구성요소로 설정하였다. 다만 이 중 가장 문제가 되는 요소는 매체로서, 기록의 핵심구성요소로서 적합한지가 InterPARES에서 논의되었다. 결국 매체는 전자기록이 존재하는데에 필수 조건이기는 하지만 매체 자체가 진본성 평가 기준이 될 수 없으며 다만 ‘기술적 맥락’으로 관리되어야할 요소로 결론지었다.
ISO 15489에서는 기록의 특성을 진본성, 신뢰성, 무결성, 가용성이라는 4가지로 구분하여 제시하고 있다. 신뢰성은 그 기록의 내용이 정확한지, 기록을 산출하게 한 행위나 활동을 제대로, 정확하게 보여주고 있는지를 나타내는 지표이다. Duranti(2002)는 신뢰성이 크게 두가지로 좌우된다고 보았다. 첫째, 기록형식의 완전성정도이다. 둘째, 기록이 생산되는 과정에 대한 통제 정도이다. 결론적으로 신뢰성은 활동의 부산물인 기록이 그 활동의 내용을 얼마나 정확하게, 충분히 보여주는지 나타내는 품질 요소이다. 무결성은 기록이 생산된 이후 물리적이거나 지적인 요소의 잠재적 손실과 관련되는 개념이다. 기록이 모든면에 있어서 완전하고 변조되지 않았을 때 무결성을 갖는다고 본다. 과거 가용성은 기록에 접근해서 이용할 수 있고, 이를 이해했는지는 부차적인 조건이였지만 현재는 기계가 읽어낼 수 있거나 이용자가 단순히 접근할 수 있다는 개념뿐만 아니라 이해할 수 있도록 하는 능력까지 포함된다. TNA는 가용성을 보장하기 위한 전제조건을 제시 하였으며 어떤 경우라도 가용성이 기록의 무결성을 훼손해서는 안된다고 강조 하였다. 진본성은 기록의 4가지 특성 중 가장 혼란스럽게 사용되는 개념이다. Duranti는 고문서학의 진본성(기록 생산자와 밀접), 법적 진본성(증거능력 유무), 역사적 진본성(신뢰성과 밀접) 등 3가지 측면으로 바라본다. ISO는 진본성 확인을 위해 조건을 제시하였으며 권한을 가진 사람 외에는 기록 생산 및 변경, 삭제 등을 하지 못하게 통제 정책과 절차를 마련하라고 제안하였다. UBC프로젝트에서는 “시간이 지나도 변하지 않는 신뢰성”으로 규정하면서 유지방안을 제시하였는데 복제와 보전절차를 통해 이전될 때 기록이 변조되지 않도록 보호할 필요가 있다고 언급하였다. InterPARES에서는 보다 정교하게 발전되었다. InterPARES에서 진본기록이란 “애초의 취지와 일치하고 함부로 고치거나 변조되지 않는 기록”을 말한다. 이는 정체성과 무결성을 갖추고 있는 상태를 말한다. 영국 TNA가 제시한 진본성의 개념은 매우 포괄적이다. 전자환경에서의 진본성은 나머지 세 가지 요건이 충분히 갖추어졌을 때만 존재할 수 있다고 본다. 광의의 진본성은 신뢰성, 무결성, 가용성 요건이 충족되어야 비로소 충족되며, 진본성은 주로 정체성과 무결성을 입증함으로써 추정할 수 있다는 해석이다. 이런점에서 서구 기록학계가 취하고 있는 진본성의 개념은 크게 두가지 이다. 첫째, 광의의 진본성개념으로서 영국 국립기록관이 제시한 “신뢰성, 무결성, 가용성 요건을 포괄하는 개념”과 둘째, 협의의 개념으로 ‘무결성’과 유사한 범주를 구성하는 개념이다.
신뢰성은 기록 생산자의 신뢰성 및 기록의 형태와 생산을 통제하는 절차에 의해 결정된다. 신뢰성을 확인하는 데 가장 중요한 것은 ‘누가, 언제 그 기록을 생산했는가’이다. ISO 15489에서는 기록의 신뢰성 유지를 위해 생산주체와 시점을 명시하였으며 MacNeil은 기록의 신뢰성을 보장하는 방법을 3가지로 요약했다. 또한 ISO 15489는 신뢰성 유지를 위해서 기록관리시스템이 갖추어야 할 요건을 제시하였다. 영국 TNA는 신뢰성을 신용(누가, 왜, 언제 만들었는지를 제시), 관계/맥락(다른기록과의 연계관계, 업무분류체계 안에서 위치), 수명(기록의 수명 파악)이라는 세 개의 하위요소 나누고 있다. 이는 충족시켜야할 신뢰성 수준이 기관이 생산하거나 보유하는 기록의 유형이나 범주에 따라 다르다는 관점을 견지하고 있다.
진본성을 유지하는 방안은 기록관리의 단계별로 구분하여 제시할 수 있다. Macfarlane은 진본성이 생산, 저장, 변환의 각 과정에서의 적절한 조치를 통해 진본성이 유지될 수 있다고 지적하였다. 따라서 진본성 유지를 위한 방안을 검토할 때 생산단계에서 고려할 사항인지 영구보존단계에서 고려할 사항인지를 구분해 볼 필요가 있다. InterPARES 프로젝트에서는 전자기록의 진본성을 확인하는 기준을 2단계로 나누어 제시한다. 현용단계에서는 관리기준을 제시하는 ‘전자기록의 진본성 추정을 위한 지표요건’(이관 전 진본성이 얼마나 잘 유지되었는지 - 지표요건 : 8개)과 추정근거가 약할 경우 적용하는 ‘전자기록의 진본성 검증’(복제본과 비교, 기록의 수발신, 내용 분성 등)방안이 있다. 비용단계에서는 ‘전자기록의 진본 복제본 생산을 위한 기본요건’(비현용 전자기록 복제본의 진본성 입증하는데 필요한 최소조건)이다. ISO 15489는 기록의 무결성을 확보하기 위해 접근권한에 대한 방안을 제시 하였으며 모든 처리과정에 있어서 추적요건을 덧붙이고 있다. 기록관리시스탬의 무결성 유지를 위해 인증받지 않는 접근, 파기, 변경 등 접근 감시, 이용자 확인 등 통제조치가 이뤄져야 한다고 한다. 영국 TNA는 합당한 기록만 폐기, 적절한 접근 통제, 이용자 확인 및 규정, 절차 유무 등을 제시하고 있다. 영국 TNA가 제시한 방안은 보다 포괄적이며 ISO 15489의 무결성 유지방안과 InterPARES의 지표기준을 대체로 포괄하고 있다. 또한 무결성의 특성이 추적가능성, 보유기간, 규칙·표준·규정의 적용,
