분야
hwp개요
■ 대 상
조계종 중앙기록관 실습
■ 장 소
대한불교조계종 중앙기록관
■ 실습기간
20○○년 3월29일 ~ 5월6일 (주2회씩 총 10일간 실시)
■ 주요 실습 내용
오리엔테이션 및 견학
기록물철 구성 확인
분류, 정리 및 이관
기록물 정수점검
등록작업
서고관리
열람대출 현황파악
소송기록물 구성 확인 및 기술
간행물관리
실습 내역
■ 오리엔테이션/ 기록물철 구성 확인
▷ 실시일자: 20○○년 3월 29일(월)
▷ 작업의의: 오리엔테이션을 통해 실습기관의 전반적 상황과 기록관리 시스템을 파악하
고, 분류기준표와 이관목록을 비교 대조해 보고 실제 기록물과 확인함으로써
실습 기간 내내 접하게 될 기록물의 실제 구성을 알아보고 이를 통해 업무
의 흐름을 파악할 수 있다.
▷ 작업내역
오전 중에 대한불교조계종총무원에 대한 전반적인 개황과 조계종 기관의 기록물을 관장하는 중앙기록관에 대한 설명이 있었다.
조계종 종단은 입법(중앙종회), 사법(호계원), 행정(총무원, 교육원, 포교원)의 3권분립체제를 갖추고 있고 다섯 개의 영역에 총 15개 부서로 이루어져 있다. 중앙기록관은 이들 부서에서 생산된 기록물을 모두 이관 받아 관리한다. 일반 공공기관이 라이프싸이클에 입각하여 생산기관에서 생산된 기록을 중간기록보존소 성격의 자료관에서 보관하고 기록보존소에서 보존하는 3단계의 과정을 거치는데 반해 조계종의 기록관리 시스템은 생산 후 중앙기록관에서 이관 받아 보관 및 보존을 하는 2원화된 체제를 갖추고 있다.
조계종 중앙기록관의 구성은 2개의 서고 유한보존서고와 영구보존서고(비밀서고 포함)
와 도서자료실, 그리고 작업실 및 사무실로 이루어져 있다. 기록관리의 대상을 기록물과 간행물 및 도서까지 광범위하게 다루면서 기존의 도서와 간행물을 취급하던 자료실을 흡수하여 도서자료실을 운영하고 있다. 지상 1층에 유한보존서고가 마련되어 있고, 지하 4층에는 영구보존서고 및 비밀서고가 있다. 작업실에는 총 5대의 컴퓨터가 있고 여기서 분류, 정리, 등록 등의 작업이 이루어진다.
오후에는 기록물철을 구성하고 있는 문건들을 살펴봤다. 먼저 총무부 분류기준표를 살펴봄으로써 총무부가 조계종 기관 내에서 관장하는 업무를 파악하였다. 크게 사찰관리, 승적관리, 인사관리, 종무행정, 소송관리, 법령관리 및 종무회의 관리 등의 업무를 하고 있었다.
다음으로 총무부 이관목록을 살펴봄으로써 분류기준표에 정의된 업무가 실제로 진행되어 기록물이 생산되는 지 여부와 반복업무에 따른 반복생산기록물에는 어떠한 것들이 있는지를 살펴보았다. 이 작업은 총무부이관목록을 4명이 서로 분배하여 살펴보고 서로 살펴본 내용을 발표하는 식으로 진행되었다. 그리고 지금까지의 작업과 서고 내 실제 기록물을 살펴봄으로써 주요업무 및 그에 따라 생산되는 철, 그리고 그 철을 구성하는 문건을 파악할 수 있었다.
▷ 느낀점 및 개선점
이관목록을 살펴보면서 몇 가지 개선되어야 할 사항들을 발견했다.
우선 「기타서류」,「~관련철」등과 같이 그 범위가 너무 모호한 경우이다. 이들 철에 대해서는 세분화 될 필요가 있다.
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