분야
pptAustralian Standard Work process analysis for recordkeeping
(기록관리를 위한 업무프로세스 분석)
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AS 5090 개요
주체 : the Joint Standards Australia/Standards New Zealand Committee IT-021
목적 : 기록관리를 위한 업무프로세스 분석을 수행하기 위한 지침 제공
경과
- 1996년 IT-021위원회(기록관리담당) AS 4390 시리즈(기록관리표준) 개발
- IT-021-04 분과위원회는 AS ISO 15489 시리즈를 지원하기 위해 업무프로세스
분석을 위한 본 표준을 개발
필요성
- 기록관리를 위해서는 기록과 업무프로세스를 기록관리관점에서 분석해야 함
- 기록관리 관점에서의 업무프로세스 분석은 자동화된 어플리케이션 개발에 필수적
업무 활동에 대한 기록요건 결정, 처분권한 개발, 기능기반 분류설계 개발시 필수적
⒜ 정보/데이터/기록 흐름의 파악 및 관리
⒝ 프로세스의 표준화 및 다양한 이형(異形)의 체계화
⒞ 기록관리 관련 위험의 확인 및 평가
⒟ 업무프로세스에 적용되는 규정의 준수에 대한 평가
⒠ 시소러스 개발을 위한 용어규칙과 분류의 표준화
⒡ 기록관리 자동화, 기록관리와 업무프로세스의 통합
⒢ 기록관리를 위한 우수한 관리시스템의 개발
방법 : 기능분석/순차분석 또는 둘의 조합을 적용
조직의 기능 시스템 규정과 관련된 업무프로세스를 정밀하게 도식화
사회 규범적 맥락에서 파생된 조직규범과 조직절차의 기원을 묘사
특정 업무맥락 내에서의 특정 행위에 대해 분석하고 설명하는 기록관리 업무프로세스 분석은 특별한 것으로, 정확한 정보 수집 조직 맥락에 대한 충분한 이해가 바탕이 되어야 수행할 수 있음
AS5090 (1.도입 ~ 3.적용)
1. 도입
업무프로세스: 규정범위 내에서 업무의 산출물을 생산하기 위한 순차적 단계나 활동
모든 조직은 규모나 업무 성격에 관계없이 업무프로세스를 가지므로
모든 업무프로세스는 정확한 표준과 적절할 감독체제를 바로 업무에 적용할 수 있도록
하기 위해 누가 무엇을 어떤 순서로 해야 하는지를 규정과 절차를 통해 정의한다.
기록관리 맥락에서 업무프로세스 분석
- 실제 사업장에서 발생하는 업무과정을 분석적 서술적으로 설명하는 것
- Wokrflow Management Coaliton에서 정의하는 Workflow 분석과는 별개의 것
2. 범위
업무프로세스 분석을 이용하고자 하는 모든 조직들을 위해 개발되었으므로
조직의 규모, 분야, 산업과 관계없이 범용적인 이용이 가능하다.
기록관리를 위한 기초 지침의 필요
‘워크플로우’ /‘기록관리’ 간의 업무프로세스 분석에 대한 혼선을 막기 위해
3. 적용
조직의 모든 기능을 파악/분석하는 것으로부터 개별 업무단위의 최소 수준의 활동의 분석까지
자발적인 실행 규약이며,
업무프로세스가 기술적인 차원에서 활용될 수 있다 하더라도 기술에 (전적으로) 의존하지는 않는다.
4. 용어 정의
※ 다음을 제외한 나머지 용어의 정의는 AS ISO 15489를 따른다.
행위자(Actors)
업무프로세스에 참가하는 사람을 말하며 보통 조직의 정규직원이다. 행위자는 시스템에 접근할 수 있는 권한이나 역할을 말하는 것이 아닌 ‘실제 사람’을 의미한다. 이들은 조직 시스템 내에서 서로 다른 권한이나 역할을 가지고 있을 것이다.
순차(Sequence)
상호 의존적인 선행 행위와 후속 행위에 의해 연결된 연속적 활동이나 처리행위들
직무(Task)
행위 또는 연속적 활동을 통해 얻어질 검증된 결과
처리행위(Transaction)
업무행위의 최소 단위
Note : 본 표준에서 ‘처리행위(Transaction)’는 하나 이상의 부문(party) 간의 업무적 의사소통을 일컫는 것으로 부문은 사람을 대신하여 업무적 처리행위를 수행하도록 설계되어진 자동화시스템일 수도 있다.
Workflow
일련의 절차규정에 의해 문서, 정보, 직무가 한 부문으로부터 다른 부문으로 진행되는 과정에서 벌어지는(전체나 부문 속에서 벌어지는) 업무프로세스의 자동화
Note : 본 정의는 Workflow Management Coalition TC 1011, Terminology and Glossary, Issu 3.0, 1999.에서 인용함.
업무프로세스(Work process)
통제 규정에 따라 특정 업무 결과를 도출하기 위해 수행되는 하나 또는 그 이상의 연속적인 행위들
