분야
hwp1.업무분석과 업무 분류체계
▶업무분석
적합한 인력 배치와 업무 재설계를 목적으로 조직의 업무과정을 기술적이고 분석적으로 분해하는 것이다. 전산시스템이 도입되고 전산시스템설계를 위한 기초 작업으로 사용되었다. 가록관리 분야에서는 일상적인 업무를 수행하는 과정에서 기록을 생산하고 획득할 수 있도록 기록관리시스템을 설계하는데 사용한다. KS X ISO 15489에서는 업무활동을 분석하기 위해서는 다음 사항을 확인하고 분석해야한다: a) 조직의 목표와 전략, b) 다음 목표와 전략을 추구를 지원하는 조직 기능, c) 기능을 구성하는 조직의 업무 활동, d) 구체적인 업무활동과 처리행위를 수행하기 위해 형성된 업무절차, e) 업무활동을 형성하는 모든 구성단계, f) 각각의 구성단계를 형성하는 모든 처리행위, g) 각 업무활동 내에서 반복되는 처리행위 그룹, h) 조직의 현존기록(KS X ISO 15489-2, 4.2.2.2). 업무분석방법론은 호주의 기록관리표준으로 개발된 DIRKS가 대표적이고, 2003년 DIRKS 방법론의 추상성을 보완하기 위해 AS5090 ‘기록관리를 위한 업무 과정 분석’을 개발했다. 이후 ISO TR 26122로 대부분의 내용이 수용되었고, 2008년 우리나라에서도 KS X ISO TR 26122(문헌정보-기록을 위한 업무과정 분석)로 채택하였다.
▶DIRKS 방법론
호주에서 개발한 기록관리시스템의 설계와 실행을 위한 구체적인 지침이다. 1996년 호주에서 전자기록관리 프로젝트를 통해 개발되기 시작했으며, 2000년 DIRKS 매뉴얼을 발표되었다.
매뉴얼의 Part 1은 이용자 지침으로 DIRKS 방법론에 대한 개요를 설명하고, Part 2는 각각의 단계를 설명하는 것으로 Step A부터 Step H까지 구성되어 있다. Part 3은 부록으로 인터뷰 템플릿, 위험관리, 용어집 등이 수록되어 있다.
Step A: 예비조사단계이다. 조직의 역할 · 구조 · 업무 · 규범 · 사회적 맥락관계를 이해하고, 기록관리를 위한 조 직의 강점 및 약점을 식별하며, 기록관리를 위한 범위를 결정하고 문서화하는 단계이다.
Step B: 업무 활동 분석 단계로, 업무활동 및 업무 프로세스를 조사하여 해당 조직이 행하는 업무에 대한 개념화된 모형을 개발하기 위한 것이다.
Step C: 기록관리 요건확인 또는 요구사항 분석단계로 기록을 생성하고 유지하기 위한 조직 내의 요건을 확인하여 구조화하고, 보존 가능한 형태로 문서화 한다.
Step D: 현행 시스템 평가 단계로 조사된 기록관리 요건과 현행시스템을 비교 · 분석하여 그 격차를 분석하고, 요구 사항에 부합하는 시스템의 범위를 문서화 한 것이다.
Step E: 기록관리시스템을 위한 전력단계로 기록관리시스템을 위한 정책전략, 설계전략, 실행전략 등을 설정하여, 이후 시스템 개발 프로젝트 수행 방법을 결정하는 것이다.
Step G: 기록관리시스템 실행단계로, 실행기법과 전략을 혼합하여 구체적인 실행프로세스를 계획하고 수행하는 것이 다. 해당프로세스가 적절한 문서화와 기록관리시스템의 유지를 위한 준비를 구체화해야한다.
Step H: 실행 후 검토 단계이다. 기록관리시스템을 실행한 후 적절성, 유효성, 효율성을 고려하여 평가계획을 설정 하고, 이를 위한 다양한 데이터를 수집하여 분석 하는 것이다.
