분야
hwp문서는 때로는 사람의 일상생활에 있어서 일정한 의식 또는 사상을 표현한 것으로서, 때로는 법적거래생활에 있어서 제반사실의 기록에 사용되는 것으로써 중요한 기능을 담당하고 있다. 이와 같이 문서가 발휘하는 기능의 중요성은 그것이 공공의 일에 관한 것인가 사사로운 일에 관한 것인가를 가리지 않고 동일하다 할 것이다.
경찰의 범죄예방과 수사 등은 대부분 사무실 밖에서 이루어지고 있어서 보지 않으면 실체를 파악하기 어려운 것들도 많다. 대부분의 정부활동도 마찬가지라고 할 수 있다. 따라서 일을 하는 순간을 지나면 남는 것이 없고 기억할 수도 없다. 그러므로 관료들은 모든 일을 문서로 계획하고 기록하고 보존하는 방법을 이용하여 인간의 기억능력을 보완하여 왔다.
더구나 공공기관이나 기업체와 같은 조직체의 경우 그 활동의 대부분을 문서에 의존하고 있다. 흔히 ‘사무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다.’ 고 할 정도로 조직체의 사무활동에 있어서 문서가 차지하는 비중은 대단히 크다고 할 수 있다.
이러한 문서의 중요성 때문에 우리는 문서관리에 대해 알아보았다.
Ⅱ. 문서의 종류
문서는 그 쓰임새가 매우 많은 만큼 종류도 많고 형식도 다양하다. 이에 대응하여 문서에 붙여진 일반적인 명칭도 그 구분기준에 따라 여러가지 용어로 사용되고 있다. 특히 사무처리상 사용되는 용어는 종류도 많을 뿐만 아니라 의미구분이 애매한 것들이 많다. 따라서 문서에 대한 여러종류의 명칭을 주의깊게 구분하지 많으면 사무처리에 있어 오류와 혼란을 불러일으키기 쉬우므로 정확한 이해가 필요하다.
1. 작성주체에 의한 구분(공문서와 사문서)
문서는 작성주체에 따라 공무소 또는 공무원이 작성한 공문서와 사인명의로 작성된 사문서로 구분 할 수 있다. 그러나 이러한 구분은 법률적 의미로는 타당하나 행정상의 의미로는 적합하지 않다. 행정상의 문서사무에 있어 공문서라 함은 의사표시의 주체에 상관없이 행정기관(또는 공무원)이 작성하거나 접수해서 관리하는 모든 문서를 말한다고 할 수 있다. 따라서 법률상의 구분과 행정상의 구분을 나누어 살펴 볼 필요가 있다.
(1) 법률상의 공문서와 사문서
법률상의 공문서와 사문서는 그 문서의 작성자에 의하여 구분되고 있다.
형법에서 말하는 공문서라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말한다. 따라서 공문서의 명의인은 공무소 또는 공무원이다.
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