분야
hwp1. 서론
2. 관련법률
1) 준영구, 영구 기록물의 개념 정의
2) 자료관의 개념과 기능
3. 자료관 업무영역
4. 준영구, 영구기록물의 이관
5. 자료관의 준영구, 영구기록물의 보존
1) 보존매체수록
2) 서가관리 및 배치
6. 결론
* 참고문헌
1. 서론
2000년 시행된 ‘공공기관의 기록물 관리에 관한 법률’(이하 기록관리법)에 따라 각급 행정기관은 의무적으로 자료관을 설치하도록 되어 있다. 법령에서의 자료관설치는 종전의 문서관리관행에서 벗어나 기록물관리에 있어서 전문적영역을 수행하는 기관으로 명시하고 있다. 그러나 현재 자료관 설치는 제대로 이루어지지 않고 있으며, 설치되었다하더라도 그 운영에 있어 기존의 문서고나 행정자료실의 역할만을 담당하고 있다. 현실적인 측면에서 각급기관의 인력 내지는 예산의 부족으로 자료관 설치가 어렵다고 한다. 하지만 현실적인 여건만이 자료관 설치를 늦추는 것이 아니다. 우리는 기관에서의 기록관리와 자료관의 중요성에 대한 인식이 부족한 측면을 간과할 수 없을 것이다.
이를 위해서 법령상에 규정하고 있는 자료관의 업무규정에 대한 이해가 필요할 것이다. 자료관은 단순히 문서만 담당하는 것이 아니라 해당 기관의 기록물을 수집, 보존 및 활용, 전문관리기관의 이관, 한시문서의 폐기, 정보공개청구의 접수 처리 등 기록물관리 업무를 담당하는 부서이다. 여기에서는 법령상 규정하고 있는 여러 가지 업무 중에서 준영구, 영구기록물의 이관 및 보존에 관해 살펴보고자한다.
2. 관련법률
1) 준영구, 영구 기록물의 개념 정의 별표2 기록물의 보존기간별 분류기준(제15조 제1항에 관련)
기록물의 보존기간별로 분류는 1년, 3년, 5년, 10년, 20년의 한시 기록물과 20년이상 보존하는 준영구기록물, 그리고 영구 기록물이 있다. 법령에서 제시하고 있는 준영구기록물은 비치기록물로서 20년 이상 장기보존이 필요하나 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지 기타 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물, 역사자료로서의 가치는 낮으나 20년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물이다. 영구기록물은 업무가 종결된 이후에도 계속적인 가치를 가지는 기록물인데, 중요 국정정책관련한 기록물, 중요회의록, 대통령관련 문서, 국민의 관심이 있는 주요 사건과 사고 관련 기록물, 역사적가치가 높다고 인정되는 기록물, 토지나 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증빙에 필요한 중요기록물, 이하 공공기관의 장이 중요하다고 정하는 기록물 등이 이에 포함될 것이다. 즉, 준영구, 영구 기록물은 기한이 지나면 폐기하는 한시기록물과 다르게 보존대상이 되는 중요기록물이라는 것을 알 수있다.
준영구 및 영구기록물은 대부분 전문관리기관으로 이관되며, 그 중 몇몇은 자료관으로 분산보존되기도 한다. 이와 관련한 내용은 아래 상세하게 다루겠다.
2) 자료관의 개념과 기능
법령상 자료관의 규정을 살펴보자. 이원규, 『한국 기록물관리제도의 이해』, 진리탐구, 2002 p 64～70 법령조항 참고
기록관리법 제 2조(정의)에서 “기록물관리기관이라 함은 일정한 시설 및 장비와 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기관을 말하며, 전문관리기관, 자료관 및 특수자료관으로 구분한다.” 라고 자료관을 규정하고 있으며, 기록관리법 제 9조에는 자료관의 설치근거를 마련하고 있는데, “공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령령이 정하는 공공기관은 자료관을 설치, 운영하여야 한다”라고 정하고 있다. 여기에서는 자료관의 설치는 의무사항이라는 것을 밝히고 있다. 또한 시행령 5조에 따르면 자료관의 기능은 당해 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용, 자료관 미설치 소속 공공기관의 기록물 관리, 전문관리기관으로의 기록물의 이관, 전문관리기관의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담하는 기구로 규정되어 있다.
여기에서 유념해야 할 것은 모든 공공기관에 설치하는 것보다는 일정수량 이상 기록물과 중요도가 있거나 혹은 특성이 강한 기록물을 생산, 관리하는 공공기관을 기준으로 설치해야 한다는 것이다. 뿐만 아니라 기록물 관리를 위해 필요한 최소한의 시설과 관리장비, 인력 등에 대한 기준 준수가 필요할 것이다.
