정리 관행과 절차
분야
hwp기록물이나 보존소들은 너무 다양하기 때문에, 실제적인 정리 행위는 단순히 주어진 파일링 시스템을 승인하는 일에서부터 무질서한 무서 덩어리에 질서를 부여하는 것에 이르기까지, 활동의 전 범위에 걸칠 수 있다. 이관된 기록물 세트의 처음 상태가 어떻든지 간에, 정리의 과정에서는 몇 가지 목포를 달성해야 한다. 기록물들은 밀접한 시리즈와 하위 시리즈로 물리적으로 묶어주어야 한다. 이러한 파일구조 안에서 개별적인 파일 단위들은 원래 주어졌던 질서 안에 있거나, 아키비스트가 설정한 질서 안에 있게 된다. 기록물들은 그것의 행정적, 기능적인 출처에 따라, 보다 큰 기록물 군의 일부나 매뉴스크립트 컬렉션, 그리고 하위 군으로 식별되어야 한다.
공공 아카이브즈 혹은 기관 아카이브즈에서의 정리는 종종 원질서를 보존하는 과정이다. 잘 만들어진 기록물 관리 프로그램을 갖춘 조직에서는 대부분의 기록물들이, 설정되어 있는 기능적 단위로부터, 이해하기 쉬운 질서를 갖춘 상태로 도착한다. 아키비스트는 그 질서를 확인하고, 그 기록물들이 기록물 생산자에 대한 정확한 정보를 갖고 있는가를 확인해야 한다. 그 이후의 작업(재포장, 재편철, 파일표제의 목록 작성)은 선택적이며 보통 사무적인 작업이다.
매뉴스크립트 컬렉션의 정리는 폴더 단계, 때로는 문서 단계에서까지 훨씬 더 상세한 작업을 수반하는 경우가 많다. 여기에서 아키비스트는 파일링 구조를 새로 만들어 내거나, 다른 것으로 대체하거나, 혹은 있는 것을 재구성해야 할 것이다. 이러한 컬렉션들은 종종 특별한 시리즈라기보다는 오히려 조직이나 개인의 기록물 전체를 나타내기 때문에, 직원은 출처에 의한 정리와 파일링 구조에 의한 정리 두 가지를 모두 다루어야 한다. 매뉴스크립트 정리에서의 가장 일반적인 문제는 무질서한 컬렉션을 가지고, 출처에 기초를 둔 완전하고도 상세한 정리, 즉 파일이 생산된 이류를 나타내는 정리를 만들어 내는 일이다. 게다가, 특별한 가치가 있는 개인적인 문서는 기관이나 정부 기록물을 모아 놓은 곳에서보다는 매뉴스크립트 보존소에서 더욱 쉽게 발견할 수 있을 것이다.
이러한 차이점에도 불구하고, 아카이브즈와 매뉴스크립트의 정리 사이에는 중요한 공통점이 있다. 아카이브즈와 매뉴스크립트 정리의 전체적인 목표와 작업의 순서는 비슷하다. 궁극적인 목표는 기록물의 정리이다. 그렇게 해서 기술학 쉽도록 만들어, 기록물의 효과적인 사용이 가능할 수 있도록 만드는 것이다. 모든 보존소에서의 작업과정은 다음과 같은 단계를 포함할 수 있다 : 예비적 작업, 출처에 의한 정리, 시리즈 차원의 정리, 재정리, 파일 단위와 문서의 정리, 물리적인 취급과 보관
예비적 작업
아키비스트는 일반적으로, 결과물 생산자의 역사와 그것을 만든 상황, 그리고 문서화된 활동들에 대해 좀더 심도 있는 연구를 해야 한다. 아키비스트는 또한 보존소에 소장되어 있는 관련 기록물들에 대해서도 잘 알고 있어야 한다. 아키비스트는 현존하는 파일구조, 기록물 내에서 분명하게 누락되는 부분, 흩어지거나 혹은 무질서한 문서들, 보통 아이템 단계에서 처리해주어야 하는 기록물 유형들에 대해 주목해야 하나. 사전 연구에 토대를 두고 아키비스트들은, 내용이라는 측면에서 주요 주제와 사건들, 중요한 인물들, 그리고 기록물 전체의 장점과 점 들을 찾아낼 수 있어야 한다. 이관된 기록물에서는 언급되지 않았던 조직상의 중요한 변화에 대해서도 또한 주목해야 한다.
기록물 재검토에 이어서, 아키비스트는 구체적으로 처리과정에서 필요한 사항을 결정할 수 있다. 기록물의 성격과 처리 과정상 필요한 것들을 결정함에 따라, 아키비스트는 정리를 시작하기 전에 더 많은 연구를 수행하게 될 것이다. 만약 기록물이 전체적으로 무질서하거나 대단히 복잡하다면, 아키비스트는 당분간 기관의 역사학자나 전기학자의 역할을 해야 할 것이다.
기록물의 특성과 질서는 또한 정리작업이 진행되는 순서를 결정한다. 기록물이 긴밀한 구조를 가진 질서있는 상태로 도착하였을 때, 정리작업은 가장 큰 단위에서부터 점차로 더 세밀한 하위 분류까지 진행된다. 이러한 상황에서의 정리는 주로 기록물 컨테이너를 입수된 대로 서가에 두는 것과, 기록물을 생산하는 행정 단계와 하위 단계에 대한 각각의 정보를 기록하는 것으로 이루어진다.
대부분의 개인적 서류 컬렉션이나 무질서하거나 복잡한 조직 기록물은 위로부터 아래로의 전체적인 정리가 결코 만만치 않다. 이러한 경우 아키비스트는 시리즈를 이루고 있고, 그래서 그 시리즈를 기록물 생산 기관과 연결시켜 주는 긴밀한 파일 세트를 식별해 내야 한다. 일단 시리즈가 설정되면, 그 시리즈 또한 그 안에 폴더나 문서를 위치시킬 수 있는 구조를 제공할 것이다.
다른 접근법은 시리즈가 수행하는 이중의 기능-활동을 문서화 해줄 뿐만 아니라, 파일의 구조나 유형을 나타내어 주는-에 토대를 두고 있다. 하위군 내에 있는 시리즈를 확인하면서 정리가 시작되는 게 아니라, 오히려 시리즈를 설정하면서 정리가 시작되어야 하는 상황에서는 이러한 기능은 둘 다 중시되어야만 한다. 어떤 매뉴스크립트 컬렉션들은 너무 무질서해서, 문서를 뒤집고 아카이브즈 군과 시리즈의 전형적인 전체 처리를 바꿔 놓는 등의 애를 써서 재구성해내야만 한다.
출처에 의한 정리
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