기술 관행 Description Practices
분야
hwp 유럽의 검색도구
프랑스
까뮈에 의해 설정된 4가지 기록군에서 출발, 현재 50개의 기록군이 있기까지 프랑스의 국립기록보존소의 소장물은 많은 기록군으로 점차 증가되어 분류되어져 왔다. 그리고 이러한 기록군은 폰드, 특정한 출처나 여러 종류의 철처에서 기원하는 기록으로 이루어진 많은 하위군으로 분류되었다. 아카이브즈 그 자체는 주로 등록부, 파일단위, 개별적인 피스의 형태를 띤 문서들로 구성되었고 이러한 문서들은 보통 용기 속에 배치되었다. 바로 이러한 것들이 기록에서 기술되어야 하는 요소들이다.
프랑스인들은 기술과 정리를 위해 이러한 요소들을 표시하는 많은 기호를 사용한다. 기록군은 하나 또는 몇 개의 대문자로 표시된다. 그리고 하위군들은 여기에 추가하여 아라비아 숫자로 표시된다. 별표를 달거나 별은 등록부나 제본된 낱권을 표시하는데 사용된다. 개별적인 파일단위는 그 파일단위를 이루는 개별적인 단위기록과 마찬가지로 보통 번호를 붙이고 다음과 같은 기록군에 있는 특정한 단위기록을 참조하는 것이 가능하다;“ 2201, 제2파일, 제7피스“ 국립기록보존소에서 만들어진 검색도구는 이 표기법 체계의 실마리가 된다.
가장 일반적인 검색도구는 기록군의 전체나 대부분을 포괄하는 편람들이다. 최초의 편람은 1818년 다우나우에 의해 편집된 것으로 이 후 1891년 간행된 「약식명부」에 기술된 일반 총목록에 이르기까지 점차 변화해왔다. 그 중 국립기록보존소의 소장물은 39개의 기록군으로 분류되었고, 각 군은 등록부, 용기, 파일단위등을 열거하고 있는 하위군으로 분류되었다.
국립기록보존소에서 만든 두 번째로 상세한 검색도구는 총목록이나 추보이다. 그리고 이는 2종류의 목록을 갖고 있다.
(1) 숫자식 목록 또는 개요목록
이는 기록군 내의 단위기록들을 숫자로 나타낸 일람표로 간단히 이루어진다. 그리고 이것들은 기록에 대한 분석의 1단계를 나타며, 목록 내의 용기와 파일의 내용은 일반적인 용어로 식별된다. 중요한 문서, 연대상의 공백 등에 대한 기술작업에서 이후의 이용을 위해 주의를 요하는 파일단위에 대해서 보통 주기사항이 겉표지에 기입된다. 이러한 숫자식 목록 또는 개요목록이 완성된 후에야 분석적 목록이 편찬 가능해진다.
(2) 분석적 목록
이러한 분석적 목록은 기록군에 있는 용기와 제본된 낱권의 내용에 관한 상세한 기술을 포함한다. 그것은 각 용기에 있는 파일단위와 개별적인 단위기록의 수를 나타낸다. 파일단위가 다른 종류의 문서들로 이루어진다면, 단위기록별 분석은 분석적 목록으로 이루어지고, 파일단위들이 그 내용에 있어서 동질적이라면, 분석적 목록은 문서들이 이루고 있는 종류에 의해서 기술된다.
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