정리와 기술일반적인 고려사항
분야
hwp 처리 프로그램의 핵심 목적은 보존소 소장물 중에서 효과적으로 이용할 수 있는 기록물의 비율을 최대한 높이는 것이다. 따라서 소량의 기록물에 대해 아이템이나 폴더수준의 색인 작업을 깊이 있게 하는 것 보다는 많은 양의 기록물에 대해 시리즈 수준의 일반적인 기술 작업을 해 주는 것이 좋다.
일반적인 처리지침에서는 먼저, 보존소의 소장물에 대한 정리·기술이 어느 정도로 이루어져야하는지 제시해 주어야 한다. 예를 들어, 대부분의 매뉴스크립트 보존소에서의 표준은 폴더수준의 기술이며, 아카이브즈에서는 기록물의 양이 너무 방대해서 개별 폴더차원의 목록 작성이 불가능할지라도 반드시 논리적인 폴더 순서로 정리될 수 있도록 해주어야한다. 두 번째, 대부분의 보존소 이용자가 어떤 종류의 기록물을 이용하는지를 알려 주어야 한다. 세 번째, 현재 활동 중인 기관으로부터 가져온 여러 이관물에 대해 아키비스트가 그것을 어떻게 그리고 언제 통합해 처리해야하는지 언급해야한다.
모든 보존소의 직원들은 이용자가 무엇을 원하고 어떻게 그것을 찾아낼 수 있을지에 대해 잘 파악해야한다. 처리계획을 세울 때는 현행 용도에 대한 이해와 장래의 이용 형태에 대한 합리적인 예측이 결합되어야한다. 연구 이용에 쓸 수 있는 다량의 데이터, 기록물이 생산된 이유에 관한 지식, 다양한 이용자 집단의 관심사에 대한 이해 등을 조합해 기록물을 평가해야한다.
2. 자원과 설비
기록보존소는 한정된 자원을 가지고 기록물 처리 작업을 수행한다. 그러므로 처리계획을 세울 때 유용한 기관 자원을 평가하는 것은 매우 중요하다. 아키비스트는 기록물 처리에 들어가는 상대적 비용을 측정해야 한다. 주어진 컬렉션을 처리하는 비용은 기관의 정책과 기록물의 성격에 따라 결정된다. 보존소는 인건비, 보급품 이외에 처리과정에 필요한 자원들도 제공해야한다. 처리를 위한 공간에는 분리된 책상이나 작업대, 분류서가가 필요하며, 캐비넷, 컴퓨터, 사진복사기, 마이크로폼 복사기와 같은 장비들 또한 갖춰져 있어야 한다.
3. 처리과정에 대한 관리
처리를 위해 자원을 분배하는 것은 정리와 기술에 대한 종합적인 관리의 한 측면이다. 처리는 잘 조화된 관리를 필요로 하는데, 여기서 관리의 핵심요소는 확립된 절차, 명확한 계획과 결정, 업무의 현명한 분담이다. 먼저 확립된 내부 절차는 절차 매뉴얼에 명문화되어야한다. 모든 보존소는 자체 매뉴얼을 갖고 있어야하며, 이 매뉴얼은 정기적으로 갱신되어야한다. 매뉴얼에는 처리의 모든 측면이 포함되어야 하며, 모든 업무 또한 포괄되어 있어야한다. 이러한 매뉴얼은 가능한 처리의 모든 단계마다 방법론으로서 적용될 것이다. 두 번째, 처리될 각 기록물 군에 대해서는 작업계획서를 만들어 종합적인 처리계획을 준비해야한다. 명확한 처리 계획은 무질서하고 복잡한 기록물에 효과적이다. 세 번째, 전문가와 비전문가 사이의 업무를 구분 짓는다. 이러한 업무분담은 직원의 관심과 능력, 노조, 인사규정과 같은 외부압력에 의해 유도된다.
4. 자동화
컴퓨터는 아카이브즈 자료를 기술할 때 나타나는 구절이나 숫자 데이터를 저장·분류·재배열·통합·검색·인쇄하고, 화면에 나타나도록 하는데 효율적이다. 자동화하기 쉬운 기술 분야에는 이관서식, 소장위치 등록, 목록 항목·관리 데이터·기록물 세트를 기술해주는 설명 등이다. 아키비스트는 처리작업에 자동화를 적용시킬 때, 끊임없이 변화하는 컴퓨터 장비과 시스템에 대해 익숙해져야하며, 빠르게 발전하는 기술 흐름에 뒤떨어지지 않도록 노력해야한다.
아카이브즈 자동화는 전통적으로 물리적이고 행정적인 관리의 강화, 기술과 검색의 개선이라는 두 가지 형태를 취한다. 아카이브즈에 대한 물리적 통제에 자동화를 적용하면 전체적인 시리즈 기록물을 보다 쉽게 갱신할 수 있고, 모든 시리즈 구성 성분의 위치를 파악할 수 있게 해준다. 또한 기록물에 대한 행정적 통제도 가능하게 만들어주며, 목록을 쉽게 수정하거나 갱신할 수 있다는 장점이 있다. 이런 단순한 물리적 통제뿐만 아니라 기술과 검색에 자동화를 이용하게 되면서 원래의 목록을 재배열함으로써 다양한 유형의 파일목록을 만들어내는 장점이 있다.
