분야
pptAutomating Records Services
제1과 자동화 프로그램의 계획
자동화의 개념
무엇이 자동화되어야 하는가?
자동화의 이용
업무시스템 분석(Business System Analysis)
평가와 계획
1.자동화의 개념
기록물 관리와 영구기록관리 기능을 촉진시키기 위한 사용 도구
사람들에 의해 정상적으로 수행되고 통제되는 임무를 기계나 시스템을 이용하여 수행하는 것
문서과, 자료관, 기록관리기관등에서 행정처리 및 정보처리 업무의 관리를 위해 컴퓨터를 활용하는 것
컴퓨터기술을 이용하는 다양한 응용 프로그램
1.1 응용프로그램
컴퓨터 네트워크(Computer Network)
근거리 통신망(Local Area Network)
원거리 통신망(Wide Area Network)
인터넷(Internet)
인트라넷(Intranet)
2. 무엇이 자동화되어야 하는가?
자동화의 정당성 결정시 고려사항
특정 기록 및 영구기록 관리기능의 자동화시점
특정 기록 및 영구기록 관리기능의 자동화방법
시스템 분석과 업무처리 재설계 고려
요구되는 직원들의 집중도와 이용가능한 자원고려
재정적 자원
지지층 확인
2.1 자동화의 이유
정보 및 계산의 정확성
빠른 정보 검색
일단 입력된 정보에 대한 신뢰성
일상적인 업무 수행에 있어서 정확성과 일관성
공간과 장비의 절약
2.1 자동화의 이유
빠른 업데이트
운영 유지비용의 효율성
인적자원의 효율적인 이용
대규모의 정보저장량
정보에 대한 접근 가능성
컴퓨터 시스템의 유연성
3. 자동화의 이용
기술이 적용될 수 있는 잠정적인 기록관련 기능
기록관리 문제에서의 자동화 이용
기록 및 영구기록의 기능 자동화하는데 있어서 주요 문제점
4. 업무시스템 분석
기록물관리의 기본적인 기능에 대한 철저한 이해필요
BSA는 사람, 업무, 기관의 구조, 정보흐름 그리고 또 다른 요소들간의 상호관계에 대한 확인을 담고있음
처리과정에 포함된 기관, 업무활동, 사람들간의 상호관계와 의존성 이해필요
5. 평가와 계획
기관의 다른 구성요소들 고려
프로젝트가 예산 내에서 제때 완성보장
최종 결과물이 확인된 기관의 필요에 부합하도록 해줌
5.1 초기 평가 수행
기술적인 세부요인들 초기 평가 단계에서 확인하고 검토할 필요
다른 비기술적인 요소들도 확인필요
5.2 목적, 목표, 우선순위 개발
자동화 프로젝트의 구성과 구축을 위한 기반 형성
기록물관리기관에서의 고려사항
시스템의 목적
기술적인 고려사항
조직적 요소
자원 필요조건
정치적인 문제
5.3 자원 필요성의 결정
초기계획 단계시 초기 분석수행, 컴퓨터 시스템에 관해 필요한 연구 완성을 위해 재정자원 요구
또한 기관 내 상위관리자나 기관 내 다른 중요한 개인들로부터의 내부지원
구축단계시 장비구매, 직원 훈련시킬 강사, 적절한 교육시설 접근위해 재정자원요구
운용단계시 시스템의 업그레이드, 사무비품등을 위한 재정자원필요
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