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hwp공공기관의 기록물관리에 관한 법률 제9조에 의하면 공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령령이 정하는 공공기관은 자료관을 설치운영하여야 한다 라고 명시하고 있다. 자료관은 해당공공기관의 기록관리를 전담하는 기관이며, 전문관리기관과 협력관계 속에서 기록물 활용 및 보존을 분담하는 해당 행정기관의 소속기관이면서 동시에 기록물관리기관이다. 자료관의 업무는 당해공공기관의 기록물의 수집보존 및 활용, 자료관이 설치되지 아니한 소속공공기관의 기록물관리, 전문관리기관으로의 기록물의 이관, 전문관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 당해공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 그리고 기타 당해공공기관의 기록물관리에 관한 사항이 있다.
여기서는 자료관의 임무 중에서 수집영역에 관한 부분을 설명할 것이다. 기록물의 관리기관에 있어서 수집이관은 마치 생명줄과도 같은 의미를 지니며 특히 기록보존기관은 소장하고 있는 기록물의 양과 수준에 의해서 평가를 받는다.
1. 기록물의 수집이관의 원리
1) 수집이관의 개념
업무수행이 종료되어 관련 기록물의 구성이 완료된 기록물을 일선 업무부서로부터 기록물관리기관으로 이전시키고, 또한 영구히 보존할 가치가 있는 중요 기록물을 선별하여 전문적인 보존시설을 보유하면서 전문적인 보존관리업무를 수행하는 전문관리기관으로 이전시키는 기록물관리 조치이다.
2) 수집이관의 목적
① 기록물관리기관에 기록물을 통합시킴으로써 업무부서의 사무공간 확대, 기록물관리비용의 절감, 불필요한 인력 및 업무의 축소 등 행정효율화를 추구하고 기록물관리기관의 전문기능에 의해 업무수행 내용과 기록물을 정보화하여 업무지식을 전수 공유한다.
② 업무부서 및 담당자와 기록물을 분리시켜 기록물 관리기관이 전담하여 관리케 함으로써 임의적 폐기나 변조, 유출, 은폐, 손상 등을 미연에 제도적으로 방지하고 업무수행의 사실이 담긴 기록물을 전문적으로 보존관리하며 국민의 알 권리를 충족시키는 등 보다 객관적이고 능동적인 태도로 행정의 투명성을 보장한다.
③ 업무부서 이외의 기타 기관에서도 기록정보를 참고, 활용할 수 있게 하는 등 기록정보의 공유를 통한 기록물 활용범위를 확대하고 중요 기록물은 공공기관만이 아니라 국민의 학술, 교육, 문화, 경제생활 등 다양한 목적에 이용될 수 있도록 전문적인 정보관리차원으로 승화하기 위함이다.
④ 전문적인 기록물 관리방법론을 통한 체계적 기록물관리를 시행함과 더불어 일반부서에서는 구비할 수 없는 과학적 보존시설 및 전문인력을 통해 전문적인 기록물의 관리와 보존을
